Gestion du temps: comment mieux gérer son présent

Entrevue avec Marlène Villeneuve, coach en gestion de temps et formatrice

Notre gestion du temps nous cause souvent de la culpabilité. C’est du moins une source assez fréquente d’anxiété pour moi! Je ne crois pas me tromper en pensant que je suis loin d’être la seule.

Avoir l’impression de ne pas avoir fait tout ce qu’on aurait dû accomplir à la fin d’une journée pourtant bien remplie. S’alarmer devant une to-do-list qui ne cesse de s’allonger. Voir ses moments de détente gâchés par des inquiétudes professionnelles. C’est le lot de plusieurs d’entre nous.

Quelles attitudes adopter pour résister à la tyrannie de l’horloge? J’ai posé la question à Marlène Villeneuve, coach en gestion de temps, formatrice et fondatrice de Must Coaching. Elle a révélé certains de ses propres défis et les astuces qu’elle a découvertes pour les relever.

Être occupée, mais moins préoccupée

Si quelqu’un sait ce que c’est que d’avoir la tête qui déborde, c’est bien Marlène Villeneuve. Son grand dynamisme est sans contredit un avantage, mais il comporte aussi de moins bons côtés.

«J’ai énormément d’énergie à canaliser, dévoile-t-elle. Je suis pleine de projets et je pense à 100 choses à la fois. J’ai toujours besoin d’être stimulée. Mais parce que j’ai un déficit d’attention, je n’ai pas le choix de bien structurer ma vie.»

C’est une formation en gestion du temps qui lui a permis d’envisager une manière toute différente de mener ses tâches quotidiennes… et une nouvelle voie professionnelle! Cette diplômée en nutrition et en gestion, qui a passé les premières années de sa carrière dans divers postes en milieu hospitalier, a découvert sa mission d’une façon plutôt inattendue.

«Cette formation en gestion du temps a vraiment changé ma vie! J’ai compris que c’était important de trouver un système d’organisation adapté à soi-même, mais surtout centralisé, pour éviter l’éparpillement entre mille applications. Non seulement j’ai eu l’impression de reprendre le contrôle de mon emploi du temps, mais j’ai atteint une certaine tranquillité. J’étais toujours aussi occupée. Toutefois, même si mon horaire débordait, je savais que je n’oublierais rien.»

Depuis qu’elle a fondé Must Coaching, son service de consultation en gestion du temps, son objectif est de faire de ses clients des personnes occupées, mais moins préoccupées. Car un agenda chargé ne devrait pas être synonyme d’esprit encombré.

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Notre gestion du temps nous cause souvent de la culpabilité. Comment résister à la tyrannie de l’horloge? Marlène Villeneuve, coach en gestion de temps, formatrice et fondatrice de Must Coaching nous révèle certains de ses propres défis de gestion d'horaire et les astuces qu’elle a découvertes pour les relever.

Rester dans le présent

Cela dit, n’est-ce pas une drôle d’expression, gérer son temps? Le temps étant immatériel, qu’est-ce qu’on gère au juste?

«En effet, le temps, c’est quelque chose de tellement abstrait, répond Marlène, philosophe. Le passé n’existe plus et l’avenir n’est pas encore arrivé. Tout ce qui est réel, c’est le présent. Donc, pour moi, la gestion du temps, c’est en fait la gestion de son présent. Cela signifie prendre le moins de temps possible pour planifier son futur pour passer plus de temps à apprécier le présent!»

Pour expliquer à quel point on vit rarement dans le présent, elle aime bien utiliser l’image de quelqu’un qui se perd dans ses pensées sous la douche.

«Quand on prend sa douche, c’est l’un des moments dans la journée où on est vraiment seul avec soi-même. Toutes sortes de réflexions nous traversent alors l’esprit. “Est-ce que j’ai répondu à tel courriel? À quelle heure est la réunion de demain déjà? Faudrait pas que j’oublie d’aller chercher telle chose…” Lorsqu’on a un monologue intérieur comme celui-là, on ne peut pas vraiment profiter du moment pour se détendre

Quand on se pose trop de questions liées au travail à des moments destinés à la famille, aux amis ou à soi-même, c’est signe qu’on n’a pas maîtrisé son emploi du temps.

Créer des habitudes

Marlène avoue ne pas avoir d’horaire-type. Ce qu’elle aime, c’est que les jours se suivent sans se ressembler.

«Comme beaucoup de gens ayant une personnalité créative, la routine m’ennuie, confie-t-elle. Je sais toutefois qu’établir certaines habitudes permet d’être plus efficace. En tout cas, ma tête le comprend. Mais je dois encore faire des efforts pour que mon cœur en soit convaincu!»

Elle concède que pour maximiser l’utilisation de son temps, il n’existe pas de solution miracle. Si elle n’avait qu’un seul conseil à donner, ce serait de consacrer une heure par jour ouvrable à des tâches non urgentes, mais importantes.

«Quand on y pense, une heure par jour sans distraction, ça fait 5 heures par semaine à passer sur un projet! Le résultat de tout ça, c’est que même si on a couru tout le reste de la semaine, on n’a pas l’impression d’être dépassé. Tout simplement parce on s’est accordé du temps pour faire quelque chose qui nous tient vraiment à cœur.»

gestion du temps

Si elle n’avait qu’un seul conseil à donner, ce serait de consacrer une heure par jour ouvrable à des tâches non urgentes, mais importantes.

Que dirait-elle à quelqu’un qui se sentirait coupable d’être indiscipliné?

«L’important est de ne pas perdre complètement le contrôle. On peut se laisser une marge de manœuvre. Franchement, dans la vie, la plupart des gens n’arrivent pas à tenir une résolution 100 % du temps. Et c’est correct! Il est toutefois essentiel de se reprendre rapidement, de ne pas casser le cycle trop longtemps.» Avoir de l’indulgence envers soi-même n’est donc pas une lacune… tant qu’elle ne laisse pas place au laxisme.

Contrôle de soi, pas des autres

Oui, mais voilà, la plupart d’entre nous ne travaillons pas seuls. Les collègues, les supérieurs, les clients nous attirent souvent loin de ce qui nous importe, et parfois au plus mauvais moment!

Marlène répond qu’être disponible pour tous en tout temps est le meilleur moyen de ne rien faire. «Combien de fois on se dit : “Il me semble que j’ai couru toute la journée, mais j’ai l’impression de n’avoir rien fait”? En réalité, ce n’est pas qu’on a rien fait. C’est qu’on a rien fait d’important.»

Comment alors amener les gens à respecter leur temps personnel? «On a du contrôle que sur soi. Par exemple, on sait que gérer une boîte courriel peut prendre jusqu’à une heure par jour. C’est bien d’être conscient de cela. Si on n’envoie pas de messages inutiles et qu’on utilise les CC et transferts seulement quand c’est nécessaire, on évite d’encombrer la boîte des autres. C’est une marque de respect.» Respecter le temps des autres les encourage donc à respecter le nôtre.

«On doit aussi clarifier ses attentes, ajoute-t-elle. S’il y a des plages horaires durant lesquelles je ne suis pas disponible pour répondre aux demandes, j’active un message automatique. Indiquer les moments dans la journée où je rends mes messages permet d’établir des balises. Comme ça, clients et collègues savent à quoi s’en tenir.»

Un troisième aspect est de bien connaître ses outils de collaboration et de gestion de temps. «Je vois fréquemment des gens qui ont travaillé avec Outlook pendant des années sans connaître toutes ses possibilités. L’application Outlook ou la suite Google, par exemple, ont toutes des fonctionnalités précieuses pour créer et partager des tâches, planifier des rendez-vous, envoyer des alertes, etc.»

Se former sur ces outils n’est donc jamais du temps perdu!

Atteindre l’équilibre?

Tout ne se résumerait-il pas, au fond, à une question d’équilibre? «Qu’est-ce que c’est, vraiment, l’équilibre? questionne Marlène. Est-ce que c’est être heureux dans tous les aspects de sa vie? En tout cas, aller vers l’équilibre est quelque chose de dynamique. Ça demande de répartir son énergie dans l’ensemble des sphères de son existence. C’est aussi choisir de s’investir dans des activités qui ont du sens pour soi. L’équilibre et le sens sont très liés selon moi.»

En effet, ne dit-on pas que lorsqu’on pratique un métier qui nous passionne, on n’a jamais l’impression de trop travailler? Suivant cette logique, choisir de porter chaque jour son attention sur des activités qui donnent du sens à son existence est la clé pour une saine gestion de son temps.

À vous la parole maintenant : avez-vous parfois l’impression de perdre le contrôle de votre emploi du temps? Qu’est-ce qui représente votre plus grand défi en cette matière? Avez-vous trouvé un système qui vous convient?

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À propos de l'auteure
Isabelle Doucet

Isabelle Doucet

Isabelle est certainement la preuve que des études de littérature peuvent mener à (presque) tout. Après une maîtrise et une moitié de doctorat en études littéraires, elle a été chercheuse, enseignante, coordonnatrice, spécialiste en communication, dans cet ordre. Elle est à peu près certaine que dans 10 ans, elle exercera certainement une activité qui n'existe pas encore! À la fin de 2016, sa résolution a été de prendre les rênes de sa vie professionnelle et de plonger dans l’univers exigeant, mais combien fascinant de l’entreprenariat. Sa contribution à Aime ta marque touche des thèmes pratico-pratiques liés à l’entreprenariat au féminin et à son expérience de pigiste.

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